Proč mají v hotelech konferenční prostory?

Pro hotely, které pravidelně ubytovávají korporátní klientelu je příhodné mít také konferenční místnosti. Nebo alespoň jednací salonky.

Korporátní klienti, obchodní zástupci a další „firemní cestující“ potřebují prostory pro jednání. Obvykle se jedná o obchodní jednání nebo představení nového produktu, a silným produktem jsou školení a vzdělávání.

Pro hotel je nesmírně výhodné, pokud má možnost mít tak velké konferenční prostory, aby tam korporátní klienti mohli uspořádat akci delší než jeden den. Pokud je konference dvoudenní, velmi často klienti přijedou ještě noc předtím, a hoteliér tak získá nejméně dvounoční pobyty, navíc s útratou v konferencích.

Kouzlo korporátní klientely je mimo jiné v tom, že svou útratu neplatí ti lidé sami, ale platí to jejich firmy. Však to znáte, z firemní kreditní karty se utrácí snadněji než z vlastního.

Za pronájem konferenčních prostor firmy obvykle platí nájemné. Nebo jim to hotel účtuje v rámci ceny za ubytování. K tomu navíc každá akce potřebuje občerstvení – dopolední svačinu (tzv. coffeebreak), pak oběd, opět svačinu a často i večeři. Každá občerstvovací přestávka je pro hoteliéra zajímavým výdělkem a představuje zaručený zisk.

Pokud jsou klienti spokojeni s tím, jak hoteliér organizuje celou akci, jak je flexibilní a připraven vyhovět různým požadavkům, pokud je  vše dobře připraveno, zaměstnanci jsou milí ochotní a usměvaví, pak určitě bude vaším stálým, pravidelným hostem. A to je k nezaplacení.

Hoteliéři obvykle připravují balíčky, ve kterých zájemci najdou pronájem salónku, potřebné vybavení technikou (notebook, dataprojektor, mikrofony ad.), různé druhy coffeebreaků a další možnosti. Pro klienty i hotel je jednodušší vybírat z předem definovaných balíčků. Není nutné ani vhodné na každou akci připravovat nabídku na míru. Mimo jiné proto, že klienti si obvykle vybírají za dvou a více nabídek, takže z hotelem odeslaných nabídek jich je nakonec objednáno méně než polovina. Občas ještě výrazně méně.

Asi nejzajímavější částí konferenčního byznysu je to, že u delších akcí se účastníci těchto konferencí v hotelu ubytují a tím generují významné procento obsazenosti za většinou nejlepší cenu (vyšší než průměrné ADR).

Významné jsou akce kratšího charakteru, jako například jednodenní školení nebo tisková konference. Ty většinou negenerují další obrat z ubytování. Organizátoři hradí pronájem konferenčních místností a obvykle si objednávají občerstvení, květiny, oběd. O takovéto služby je zájem například za hranicemi Prahy, kde lze získat dotace na školení a vzdělávání (mimo jiné z fondů evropské unie), které nelze v Praze čerpat.

Z pohledu hoteliérů je vrcholem velký kongres nebo několikadenní sportovní událost. Díky tomu do města přijedou tisíce hostů, a hotely se zaplní, ADR vysoká, obsazenost skvělá. Proto si významné destinace zakládají kanceláře na propagaci kongresového průmyslu (Moravia Convention Bureau, Prague Convention Bureau apod.).

Co se týká ekonomiky hotelového provozu je výnos z pronájmu konferenčních prostor velice zajímavý. Samotný pronájem konferenční místnosti představuje vysokou mírou zisku, mezi 70 až 90 %  z obratu bez DPH.

Samozřejmě ne pro každý hotel jsou konferenční místnosti nutné nebo vhodné. Ideální jsou pro hotely s korporátní klientelou ve městech nebo tam, kde se poblíž nachází průmyslová zóna nebo velcí zaměstnavatelé.

V čistě turistických oblastech konferenční místnosti jako takové nejsou potřeba. Stačí mít salonek nebo jeden či dva větší pokoje flexibilně proměňovat v jednací místnosti.

V turisticky oblíbených lokalitách bývá atraktivní pořádat svatby a větší narozeninové oslavy. Svatby jsou v posledních letech poměrně velký byznys, silné ročníky narozené v sedmdesátých a osmdesátých letech tvoří většinu svatebního byznysu. Svatby jsou spojeny s ubytováním na jednu noc, výjimečně na dvě, zato ale potřebují velký sál na hostinu, optimálně i venkovní prostředí, a kvalitní gastronomickou nabídku.

Díky příznivým cenám se v České republice koná řada zahraničních svateb. Taková indická několikadenní svatba může opravdu stát zato.

Nemalé množství hotelů v okresních městech má velký sál, který se běžně používá na plesy, bály, maturitní plesy a divadelní představení. Pronájem sálu činí podstatný přínos do obratu a zisku podniku.

Řada hotelů dále nabízí malé jednací salónky, které umožňují jednání v anonymitě a klidu. Navíc se zázemím – cokoliv lze okopírovat, naskenovat, kancelářské potřeby jsou k dispozici na recepci.

Využívání konferenčních sálů umožňuje hotelu generovat obrat a zisk nejenom v noci, ale i ve dne. Navíc spokojení klienti se pak do hotelu vrátí jako loajální hosté na své cestě s rodinou. A vracející se hosté, loajální korporátní klienti, to je to, co hotelu opravdu dlouhodobě vydělává největší část zisku.

Pokud byste měli zájem vybudovat ve svém hotelu konferenční prostory, doporučuji konzultaci s expertem nebo architektem, který má v tomto oboru velké zkušenosti. Nedávno se v Praze stalo, že zkolaudovali velký konferenční sál plný množství provozních chyb. Například nad pódiem svítí neodstranitelné nápisy „nouzový východ“.